Zakaj je sistemizacija delovnih mest nepogrešljiva za vsako podjetje?

Sistemizacija delovnih mest zagotavlja podjetjem jasnost v nalogah, odgovornostih in pogojih dela, kar izboljša usklajenost, pravičnost ter učinkovitost pri upravljanju kadrov.

Predstavljajte si podjetje kot velik orkester, v katerem ima vsak glasbenik svojo vlogo in inštrument. Da bi ustvarili usklajen zvok, potrebujejo partituro – zapis, ki točno pove, kdaj in kako igrati.

Podobno kot partitura pri orkestru sistemizacija delovnih mest prinaša jasnost in usklajenost v podjetju. Z natančno določitvijo nalog, odgovornosti in pogojev za vsako delovno mesto omogoča, da vsi zaposleni vedo, kaj se od njih pričakuje, ter prispevajo k učinkovitejšemu delovanju in doseganju ciljev podjetja.

Kako sistemizacija delovnih mest pospeši rast in izboljša uspešnost podjetja?

Sistemizacija delovnih mest je ključna za učinkovito organizacijo in vodenje kadrovskih procesov v podjetju. Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) v drugem odstavku 22. člena določa, da mora delodajalec s splošnim aktom opredeliti pogoje za opravljanje dela na določenem delovnem mestu oziroma vrsto dela. Ta določba, v kadrovski terminologiji poznana kot sistemizacija delovnih mest, ureja bistvene pogoje, potrebne za posamezna delovna mesta.

Na ta način podjetje določi jasno strukturo delovnih nalog, odgovornosti in pogojev za vsako delovno mesto, kar omogoča, da vsi zaposleni razumejo svojo vlogo. Akt o sistemizaciji tako ni le eden najpomembnejših notranjih organizacijskih dokumentov v podjetju, ampak tudi način za pravično razdelitev delovnih nalog in pregledno plačno politiko.

Je sistemizacija delovnih mest obvezna?

Sistemizacija delovnih mest ni obvezna za manjša podjetja, ki po ZDR-1 štejejo do 10 zaposlenih. V večjih podjetjih (nad 10 zaposlenih) pa je sistemizacija zakonsko obvezna. 

Kljub temu je priporočljiva tudi za manjša podjetja, saj vzpostavi jasne pogoje za zaposlitev in definira strukturo delovnih mest, kar izboljšuje poslovno učinkovitost in pravičnost v organizaciji. S tem se tudi izboljša sposobnost prilagajanja trgu, zaposleni pa lažje razumejo svoje odgovornosti in povečajo produktivnost.

Kaj omogoča sistemizacija delovnih mest?

Sistemizacija delovnih mest omogoča natančno in pregledno razvrstitev delovnih mest glede na zahtevnost in specifične značilnosti. S pomočjo ocenjevalnih lestvic, v okviru katerih vsako delovno mesto prejme oceno, lahko podjetja določijo enotne plačne razrede in vzpostavijo jasne pogoje za napredovanje.

To omogoča lažje primerjanje delovnih mest znotraj podjetja in z mesti v drugih organizacijah ali panogah, kar zagotavlja pravičnejše določanje plač ter pregledno in enakovredno nagrajevanje glede na industrijske standarde.

Sistemizacija prav tako omogoča prepoznavanje prekrivajočih se odgovornosti in ukinitev podvojenih delovnih mest, s čimer poveča učinkovitost in preprečuje nepotrebno podvajanje nalog.

Kaj storiti, če se delovno mesto ukine?

Če podjetje ukine določeno delovno mesto, ga mora izbrisati iz akta o sistemizaciji. V primeru, da ima podjetje na tem delovnem mestu še vedno zaposlene, je ta ukinitev osnova za redno odpoved pogodbe o zaposlitvi iz poslovnega razloga. 

Delodajalec mora v takem primeru postopek izpeljati v skladu z zakonodajo, pri čemer je pomembno, da so zaposleni obveščeni o razlogih za odpoved in jim je ponujena pomoč pri morebitnem prehodu na drugo zaposlitev, če je to mogoče.

sistemizacija delovnih mest

Kaj podjetje pridobi z učinkovito sistemizacijo delovnih mest?

Dobro zasnovana sistemizacija delovnih mest podjetju prinaša skladnost z zakonskimi zahtevami in številne konkurenčne prednosti, kot so: 

  • Večja preglednost v organizaciji: Jasno opredeljene naloge in odgovornosti zmanjšujejo zmedo in povečujejo učinkovitost.

  • Pravičnost pri določanju plač: Enotni kriteriji omogočajo pravično nagrajevanje in zmanjšujejo tveganje za neenako obravnavo.

  • Jasnejše možnosti za napredovanje: Določeni karierni razredi podpirajo osebni razvoj zaposlenih.

  • Boljše upravljanje kadrov: Olajšano načrtovanje izobraževanj in kadrovskih potreb.

  • Izboljšana prilagodljivost: Hitrejše prilagajanje spremembam na trgu dela in znotraj podjetja.

Postopek izdelave sistemizacije delovnih mest

Izdelava sistemizacije delovnih mest zahteva analitičen in strateški pristop, saj vključuje več korakov za doseganje jasnosti in učinkovitosti pri opredeljevanju delovnih mest:

1. Analiza obstoječih delovnih mest

Prvi korak vključuje pregled trenutnih delovnih nalog in preverjanje, ali struktura pokriva vse ključne potrebe podjetja. Ko se podjetje širi na nova področja, lahko analiza pokaže potrebo po novih vlogah, kot je npr. specialist za digitalni marketing v oddelku za marketing.

2. Določitev potrebnih kompetenc

Za vsako delovno mesto je treba določiti specifične veščine in znanja, ki jih vloga zahteva. Vodja projektov mora na primer imeti kompetence vodenja ekipe, organizacijske veščine in poznavanje projektnega vodenja, medtem ko finančni analitik potrebuje znanje financ in računovodstva ter analitične sposobnosti.

3. Priprava delovnih opisov

Vsako delovno mesto zahteva natančen opis nalog, odgovornosti in pričakovanj. Opis mora vključevati specifične zadolžitve, cilje, ki jih mora posameznik doseči, ter pogoje, kot so izobrazba, veščine in potrebne izkušnje.

4. Določanje plačnih razredov

Na podlagi delovnih opisov se delovna mesta razvrstijo v ustrezne plačne razrede, prilagojene zahtevnosti in odgovornostim posamezne funkcije. Plačni razredi se oblikujejo glede na kompleksnost nalog in potrebne kompetence, ob upoštevanju industrijskih standardov in primerljivih funkcij znotraj podjetja. 

Tako se zagotovi konkurenčnost in pravičnost plač, kar prispeva k motivaciji in zadržanju ključnih kadrov.

5. Oblikovanje in posodabljanje akta o sistemizaciji

Ko so vse informacije zbrane, podjetje oblikuje formalni akt o sistemizaciji, ki ga je treba redno posodabljati. 

Priporočljivo je, da se sistemizacija pregleda vsaj enkrat letno ali ob večjih spremembah v podjetju, da se ohrani skladnost s tržnimi zahtevami, novimi delovnimi vlogami in usposobljenostjo zaposlenih, kar zagotavlja prilagodljivost organizacijske strukture.

5 pogostih napak, ki se jim morajo podjetja izogniti pri sistemizaciji delovnih mest

Čeprav sistemizacija delovnih mest podjetju prinaša številne koristi, lahko, če ni skrbno zasnovana ter pravilno izvedena, povzroči težave. 

Izogibanje najpogostejšim napakam pripomore k bolj učinkoviti, pregledni in pravični sistemizaciji, ki dejansko podpira rast podjetja in zadovoljstvo zaposlenih.

1. Pomanjkanje rednega posodabljanja

Akt o sistemizaciji delovnih mest ni statičen dokument; podjetja ga morajo redno prilagajati spremembam na trgu dela, poslovnim potrebam in organizacijskim spremembam. Če tega ne storijo, dokument hitro zastara in preneha služiti svojemu namenu, kar lahko povzroči težave pri usklajevanju dela.

2. Preveč toga struktura

Sistemizacija, ki preveč podrobno določa naloge in delovne procese, omejuje fleksibilnost zaposlenih in zmanjšuje prilagodljivost podjetja na nove izzive. Takšna togost lahko upočasni odzivnost podjetja na spremembe na trgu ter zmanjša ustvarjalnost in učinkovitost ekip.

3. Nejasne meje odgovornosti

Premalo jasno določene odgovornosti med posameznimi delovnimi mesti vodijo do prekrivanja nalog, nejasnosti glede zadolžitev in neučinkovitega izvajanja dela. 

Zaposleni, ki ne razumejo svojih odgovornosti, težje sodelujejo, kar lahko negativno vpliva na njihovo motivacijo in uspešnost ekipe.

4. Ignoriranje zaposlenih pri načrtovanju

Sistemizacija, ki ne vključuje povratnih informacij zaposlenih, pogosto ne odraža dejanskih potreb delovnega procesa. Zaposleni najbolje poznajo svoje naloge in izzive, zato je njihova povratna informacija ključna pri oblikovanju realističnih in funkcionalnih opisov delovnih mest.

5. Nepregledna plačna struktura

Nejasno določeni plačni razredi in merila za napredovanje ustvarjajo občutek nepravičnosti med zaposlenimi, kar lahko vodi v nezadovoljstvo in zmanjšano produktivnost. Pregledna plačna struktura omogoča pravično nagrajevanje in večjo motivacijo zaposlenih.

Zaključek

Sistemizacija delovnih mest je nedvomno nepogrešljiva za učinkovito delovanje podjetja, saj jasna struktura in pravična razporeditev nalog ter plačnih razredov krepita zadovoljstvo zaposlenih in konkurenčnost podjetja. Poleg skladnosti z zakonodajo omogoča optimizacijo kompetenc, prilagodljivost na trgu dela ter preglednost pri nagrajevanju in napredovanju zaposlenih.

V primeru, da se lotevate tega pomembnega koraka, izkoristite bogato bazo znanja portala Optius.com. Ta podjetjem omogoča, da hitro dostopajo do vseh ključnih informacij in virov, potrebnih za uspešno oblikovanje organizacijske strukture, učinkovito zaposlovanje in razvoj zaposlenih.

 Pripravil: Optius.com