Sestanki so v delovnem okolju pogosto videni kot nujno zlo. Lahko so namreč časovno potratni, neproduktivni in naporni za zaposlene.
Vendar pa so sestanki velik del sodobnega poslovanja in lahko predstavljajo dragoceno orodje za komunikacijo, sodelovanje ter sprejemanje odločitev. Problem pa se skriva v tem, da mnogi sestanki niso dobro načrtovani in uspešno izvedeni.
V tem članku bomo raziskali razloge, zakaj sestanki zmanjšujejo produktivnost, in predstavili kar deset načinov, kako lahko svoje sestankovanje dvignete na višji nivo.
Kaj o produktivnosti sestankov pravijo raziskave?
V raziskavi revije Harvard Business Review se je več kot 70 % od 182 vprašanih vodilnih managerjev strinjalo, da so sestanki neproduktivni in neučinkoviti. Sodelujoči so mnenja, da jim sestanki preprečujejo opravljanje lastnih nalog (65 %), zmanjšujejo čas za globoko razmišljanje (64 %) in ne omogočajo priložnosti za povezovanje ekipe (62 %).
Raziskava, ki so jo izvedli pri orodju Beenote, pa je pokazala, da se med glavnimi razlogi za neproduktivnost sestankov znajdejo pomanjkanje priprave udeležencev (28 %), pomanjkanje komunikacije v ekipi (20 %), neupoštevanje dodeljenega časa za sestanek (17 %), pomanjkanje nadaljnjih navodil (25 %) in pomanjkanje vodenja zapisnikov (13%).
Poleg zmanjšane produktivnosti pa lahko preveč sestankov predstavlja celo grožnjo za zdravje delavcev. Po besedah Duncana Selbieja, glavnega izvršnega direktorja javne agencije Public Health England, sedenje na sestankih upočasnjuje metabolizem in zmanjšuje sposobnost regulacije sladkorja v krvi in posledično krvnega tlaka. To lahko vodi v debelost, sladkorno bolezen, rakava obolenja in celo smrt.
Kako najbolje izkoristiti čas na sestankih?
Verjetno je nerealistično razmišljati o tem, da bi sestanke preprosto črtali s svojega dnevnega reda. Vendar pa lahko znatno zmanjšanje tako pogostosti kot tudi trajanja sestankov močno poveča zadovoljstvo zaposlenih in njihovo produktivnost.
V nadaljevanju najdete deset nasvetov, ki vam bodo brez dvoma pomagali izboljšati produktivnost svoje ekipe:
1. Preizkusite sestankovanje med hojo
Razmislite o tem, da bi sestanke opravljali kar med sprehodom, namesto v sejni sobi. Sestankovanje med sprehajanjem lahko namreč koristi zdravju vaših zaposlenih.
Prej omenjena raziskava orodja Beenote je pokazala, da ekipe za sestanek v povprečju porabijo od 30 minut do ene ure. Če hodite s povprečno hitrostjo 10 minut na kilometer (in tako naredite približno 1400 korakov na kilometer), lahko to pomeni dodatnih 4000–6000 korakov na sestanek.
Ker je 60 % vprašanih udeležencev dejalo, da imajo sestanke večkrat na teden, lahko ima to velike koristi za zdravje. Poleg tega lahko na takšen način zaposleni prihranijo nekaj časa po službi, ki bi ga drugače porabili za hojo ali športne aktivnosti, kar izboljšuje njihovo ravnovesje med delom in prostim časom.
2. Določite trajanje sestanka
Čas vaših zaposlenih je dragocen, zato omejite trajanje sestanka na eno uro ali manj, če je to le mogoče. Sestanek zaključite pravočasno, tudi če vam še ni uspelo nagovoriti vseh točk na dnevnem redu.
Ko postavite stroge časovne omejitve, lahko zaposleni bolje načrtujejo svoj delovni dan, saj pričakujejo, da bodo s sestankovanjem zaključili ob dogovorjeni uri. Poleg tega bo tovrstno omejevanje poskrbelo, da boste optimizirali dnevni red in nanj dodajali zgolj teme, ki so resnično pomembne.
3. Predhodno oblikujte dnevni red sestanka in ga delite z zaposlenimi
Vnaprej določite jasen dnevni red sestanka in ga pred srečanjem posredujte zaposlenim. V njem določite tudi namen in cilje sestanka ter pričakovane rezultate.
Poskrbite, da se bo na dnevnem redu znašlo omejeno število tem za razpravo, saj se bo v nasprotnem primeru precej težko držati omejenega časovnega okvira. Hkrati boste z jasno določenimi temami zagotovili tudi uspešen potek sestanka, saj ne boste zašli v povsem nepovezane in nepomembne razprave.
Seveda pa na začetku sestanka vključite krajše kramljanje z zaposlenimi in jih ne pozabite povprašati po njihovem počutju, saj lahko v nasprotnem primeru dobijo občutek, da vam je mar le za izkupiček sestanka, ne pa tudi za njihovo razpoloženje.
4. Na sestanku določite in dodelite nadaljnje zadolžitve
Nihče se ne želi udeleževati brezpredmetnega sestanka, s katerim se ne doseže ničesar – vendar se to žal zgodi kar pogosto. Da bi se temu izognili, na sestanku skupaj določite specifične nadaljnje naloge, vključno z osebo, ki je odgovorna za posamezno zadolžitev.
Jasna navodila bodo namreč pomagala dodati smisel sestanku in vam omogočila izhodišče za uspešno delovanje. Dodelitev nalog bo zaposlenim tudi pomagala pri pripravi na naslednji sestanek, saj bodo lahko poročali o svojem napredku ali ugotovitvah.
5. Po sestanku pomembne informacije posredujte tudi pisno
Če na sestanku obravnavate več pomembnih tem, zaposlenim jasno sporočite, da jim boste po sestanku poslali vse potrebne informacije.
Tako jim ne bo treba med sestankom delati podrobnih zapiskov, posledično pa se bodo lahko bolj zbrano vključevali v razpravo.
Poskrbite, da jim informacije po sestanku res posredujete, med sestankom in e-mailom pa naj ne mine preveč časa, da bodo lahko hitro nadaljevali z delom.
6. Ne organizirajte sestankov za poročanje o statusu delovnih nalog
V pisarnah lahko pogosto slišimo komentarje, kot je »Namesto tega sestanka bi lahko zadevo enostavno razrešili prek e-maila.« Da bi se izognili slabi volji, spoštujte delovni čas zaposlenih in se izognite nepotrebnim srečanjem.
Sestankov ne organizirajte zgolj za poročanje o statusu nalog ali podajanje informacij, ki bi jih lahko posredovali tudi po elektronski pošti.
7. S sestankom pričnite ob dogovorjeni uri
S sestanki vedno začnite ob dogovorjeni uri in udeležencem ne dovolite, da bi se pridružili s 15-minutno zamudo.
Prav tako ne zapravljajte dragocenega časa za obveščanje zamudnikov o tem, kar ste se dogovorili do njihovega prihoda. Če bo pravočasno začenjanje sestankov postalo vaša navada, bodo tudi zaposleni ugotovili, da nanje preprosto ne smejo zamujati.
Tako boste lahko spoštovali čas vseh zaposlenih in ostali v predhodno določenem časovnem okviru.
8. Omejite število prisotnih
Manjši sestanki spodbujajo večje vključevanje zaposlenih, zato je dobra praksa omejiti število ljudi, ki se bodo udeležili posameznega srečanja.
Idealno je, če število udeležencev ne preseže 7–9 oseb, vendar je končno število seveda odvisno od članov vaše ekipe. Število prisotnih lahko omejite tako, da povabite zgolj osebe, ki so neposredno povezane s temami, o katerih boste govorili.
Nepovabljenim udeležencem razložite svojo odločitev, ki jo bodo prav gotovo spoštovali, saj bodo tako zmanjšali število svojih tedenskih sestankov. Udeleženci pa bodo gotovo zadovoljni, saj bodo več odnesli od produktivnejšega sestanka.
9. Povabljenim omogočite, da zavrnejo udeležbo
Svojim zaposlenim dajte pravico, da brez negativnih posledic zavrnejo udeležbo na sestanku, na katerega so bili povabljeni. Če je sestanek izredno pomemben in je prisotnost obvezna, jim to razložite in utemeljite.
V primeru, da ima zaposleni predhodno dogovorjene obveznosti ali roke za izvedbo določenih nalog, pa spoštujte njegovo odločitev in skupaj z njim poiščite najboljšo rešitev.
10. Spodbujajte diskusijo
Če ste se znašli v vlogi moderatorja sestanka, poskrbite, da ne bodo določeni posamezniki ves čas v ospredju. Potrudite se, da enakovredno sodelovanje omogočite vsem prisotnim ter raziščite različne načine za diskusijo vsebin na sestankih.
Danes so na voljo številne alternative in orodja za brainstorming, predstavitve in upravljanje sestankov, ki vam bodo prav gotovo prišle prav pri iskanju pravega ravnovesja.
Zaključek
Sestanki v delovnem okolju predstavljajo stalnico, ki se ji težko izognemo, čeprav včasih žal vplivajo na našo produktivnost. Zaradi njih lahko namreč porabimo dragocen čas in energijo, pogosto pa vodijo tudi k dolgotrajnim razpravam in odločanju.
Vendar pa lahko z jasnim zavedanjem namena posameznega sestanka in predhodno določeno strukturo poskrbimo za produktivnejše delo. Ključno je, da imate kot organizator sestanka pred sabo jasen dnevni red in cilje ter ohranjate rdečo nit pogovorov, hkrati pa spodbujate sodelovanje vseh udeležencev in spoštujete njihov čas.
Na takšen način boste brez dvoma zagotovili večjo produktivnost zaposlenih in učinkovito doseganje ciljev podjetja.
Pripravil: Team Optius.com