Za uspešno vključitev zaposlenega v novo delovno okolje (angl. “onboarding”) so najpomembnejši prvi dnevi in tedni. Dobro zasnovan uvajalni proces omogoča hitro prilagoditev novemu delovnemu okolju, krepi motivacijo ter prispeva k večji dolgoročni produktivnosti. Nasprotno pa lahko pomanjkljivo ali nejasno uvajanje povzroči nezadovoljstvo, nižjo delovno uspešnost in celo predčasno odhajanje zaposlenih.
Raziskave so pokazale, da neučinkovito uvajanje poveča stroške zaposlovanja podjetja, vodi pa tudi do izgub strank zaradi slabših storitev, ki jih zaposleni izvajajo. Slabo uvedeni zaposleni namreč potrebujejo več časa za prilagoditev, delajo več napak ter imajo manjše zaupanje vase in v podjetje.
V nadaljevanju si bomo pogledali, kakšne stroške povzroča slabo uvajanje in kako lahko podjetja s strateškim pristopom zmanjšajo tveganja ter hkrati pridobijo dolgoročne koristi.
Neposredni finančni stroški
Neustrezno uvajanje novih zaposlenih lahko podjetju povzroči precej več stroškov, kot se zdi na prvi pogled. Poročila kažejo, da lahko slabo uvedeni zaposleni podjetje stane tudi do trikratnik svoje letne plače. Razlog za to je predvsem daljši čas prilagajanja, saj takšen delavec potrebuje več časa, da doseže pričakovano produktivnost.
V tem obdobju podjetje še naprej krije njegovo plačo, hkrati pa vlaga dodatna sredstva v mentorstvo, spremljanje napredka in morebitne dodatne izobraževalne aktivnosti. Mentorji in sodelavci, ki nudijo podporo, posledično porabljajo delovni čas za pomoč novincu, namesto da bi se v celoti posvetili svojim nalogam. To pomeni, da je cena neučinkovitega uvajanja še višja, saj vpliva na produktivnost celotne ekipe.
Pogostejše menjave kadra
Slabo zasnovan uvajalni proces neposredno vpliva na stopnjo fluktuacije zaposlenih. Raziskave kažejo, da se kar 30 % novih kadrov v prvih šestih mesecih odloči za iskanje nove zaposlitve, pri čemer je glavni razlog pomanjkanje ustrezne podpore v začetnem obdobju. Če novi sodelavec ne prejme jasnih usmeritev, ne razvije občutka pripadnosti in mu ni zagotovljena zadostna podpora, hitro postane nezadovoljen, kar pogosto vodi v njegov odhod iz podjetja.
Visoka fluktuacija prinaša tudi znatne finančne posledice. Vsak odhod pomeni izgubo časa in sredstev, vloženih v selekcijski proces, administrativne postopke, uvajanje in usposabljanje. Poleg tega dodatno obremenjuje obstoječe zaposlene, ki morajo nadomestiti manjkajočo delovno silo, kar lahko vodi v izgorelost in padec motivacije.
Pogosta fluktuacija negativno vpliva tudi na ugled podjetja. Organizacija, ki si pridobi sloves, da jo zaposleni hitro zapuščajo, postane manj privlačna za nove talente, kar otežuje pridobivanje in zadrževanje kakovostnega kadra. Posledično se zmanjšuje privlačnost delovnega mesta, kar lahko na dolgi rok oslabi konkurenčnost podjetja na trgu dela.
Negativen vpliv na moralo in angažiranost ekipe
Posledice slabe uvedbe novega zaposlenega občuti tudi celotna ekipa. Novi sodelavec ne razume svojih nalog, zato se težje vključi v ekipo ter potrebuje več pomoči pri vsakodnevnem delu. To obremeni obstoječe zaposlene, saj morajo poleg svojih nalog nameniti dodaten čas za odpravljanje napak in usmerjanje novega člana, čeprav njihova pogodba o zaposlitvi tega nikjer ne omenja.
Ob ponavljanju teh situacij se začne v ekipi kopičiti nezadovoljstvo. Zaposleni, ki so že preobremenjeni, razvijejo odpor do uvajanja novih sodelavcev. To pripelje do manj odprtega in sodelovalnega delovnega okolja, obenem pa se zmanjša njihova zavzetost, saj vidijo, da podjetje novih članov ne uvaja tako, kot bi jih moralo.
Dodatno težavo predstavlja tudi nizka motivacija neustrezno uvedenega zaposlenega. Pogosto se počuti negotovo in manjvredno, to pa pelje v pasivnost, zmanjšano delovno vnemo ali celo hitro odločitev za odhod.
Izguba poslovnih priložnosti in ugleda
Slabo uvedeni zaposleni lahko povzročijo tudi resne posledice pri strankah in partnerjih. Nejasno razumevanje delovnih nalog, pomanjkljivo znanje o izdelkih ali storitvah ter nesamozavestna komunikacija vodijo do napak pri delu, zamud in slabše kakovosti storitev.
V panogah, kjer sta kakovost in hitrost ključnega pomena, lahko že manjše napake vodijo do izgube pomembnih strank. Nezadovoljni kupci redko dajejo drugo priložnost – namesto tega poiščejo zanesljivejšega ponudnika. Še več, v dobi digitalnih omrežij se negativne izkušnje hitro širijo. Slabe ocene na družbenih omrežjih in platformah za ocenjevanje lahko dolgoročno škodijo ugledu podjetja ter odvrnejo potencialne stranke, kar vpliva na poslovno rast in konkurenčnost na trgu.
Prvi vtis je ključen, zato je nujno, da so novi zaposleni ustrezno pripravljeni ter že od prvega dne delujejo kot kompetentni in samozavestni predstavniki podjetja. S tem ne krepijo le ugleda organizacije, temveč tudi prispevajo k dolgoročnim uspešnim partnerstvom.
Dolgoročne koristi vlaganja v kakovostno uvajanje zaposlenih
Podjetja, ki prepoznavajo pomen dobro organiziranega uvajalnega procesa, na dolgi rok gradijo stabilno, produktivno in zavzeto delovno okolje. Sistematično uvajanje novih zaposlenih pozitivno vpliva na številne poslovne vidike, kot so:
Hitrejša prilagoditev in večja učinkovitost
Ena ključnih prednosti učinkovitega uvajanja je hitrejša prilagoditev novih sodelavcev. Jasna navodila, dostop do relevantnih virov ter podpora mentorjev omogočajo, da novi zaposleni hitreje dosežejo polno delovno učinkovitost. Tako se podjetju hitreje povrnejo čas in finančna sredstva, vložena v proces zaposlovanja.
Zaposleni, ki so deležni kakovostnega uvajanja, se lažje vključijo v delovne procese, sprejemajo odločitve z večjo samozavestjo in delajo manj napak. Prav tako so manj nagnjeni k razmišljanju o menjavi delodajalca, kar pomeni nižje stroške ponovnega zaposlovanja in usposabljanja.
Razbremenitev kadrovskih služb in strateški razvoj
Kakovostno uvajanje prinaša koristi tudi kadrovskim službam. Zmanjša se potreba po nenehnih intervencijah, dodatnih usposabljanjih in iskanju novih kandidatov.
Namesto gašenja težav lahko HR oddelki svoj čas usmerijo v razvoj dolgoročnih strategij, ki podpirajo rast in razvoj podjetja.
Krepitev ugleda podjetja in privabljanje talentov
Dobro uvajanje ne vpliva le na interno delovanje podjetja, temveč tudi na njegov ugled. Zadovoljni zaposleni postanejo ambasadorji blagovne znamke delodajalca, kar olajša privabljanje novih talentov in krepi zaupanje tako pri strankah kot poslovnih partnerjih.
V digitalni dobi, kjer se mnenja hitro širijo, lahko pozitivna izkušnja zaposlenih bistveno vpliva na percepcijo podjetja na trgu dela.
Strateška naložba za dolgoročni uspeh
Podjetja, ki uvajanje obravnavajo kot strateško naložbo, dolgoročno pridobijo trajno konkurenčno prednost. Zaposleni so bolj motivirani, timsko delo poteka učinkoviteje, delovno okolje je prijetnejše, poslovni rezultati pa stabilnejši in bolj predvidljivi.
Zaključek
Vlaganje v kakovostno uvajanje zaposlenih ni le strošek, temveč ključna naložba v stabilnost in rast podjetja. Dobro strukturiran proces zmanjšuje fluktuacijo, povečuje produktivnost in krepi pripadnost zaposlenih, kar dolgoročno izboljšuje delovno okolje in poslovne rezultate.
Če želite optimizirati uvajanje novih kadrov, lahko na portalu Optius.com najdete praktične nasvete in rešitve za učinkovitejše zaposlitvene procese.
Z jasnim načrtom in ustrezno podporo bodo vaši novi zaposleni hitreje dosegli polno učinkovitost, podjetje pa si bo s tem zagotovilo trdne temelje za konkurenčnost in uspeh.
Pripravil: Optius.com