V tem članku bomo raziskali namen in prednosti izstopnih intervjujev ter ponudili nasvete za njihovo uspešno izvedbo.
Kaj je izstopni intervju?
Izstopni intervju je srečanje med delodajalcem ali predstavnikom kadrovske službe in odhajajočim zaposlenim, ki se običajno izvede na zadnji delovni dan zaposlenega ali kmalu zatem. Namen izstopnega intervjuja je pridobiti povratne informacije od odhajajočega zaposlenega o njegovih izkušnjah pri delu v podjetju ter prepoznati morebitne težave ali pomisleke zaposlenega.
Informacije, zbrane med izstopnim intervjujem, lahko organizacijam pomagajo prepoznati področja za izboljšave in uvesti potrebne spremembe, s katerimi izboljšajo svoje možnosti za zadrževanje najboljših talentov v svoji ekipi.
Med izstopnim intervjujem delodajalec ali predstavnik kadrovske službe običajno postavi vprašanja, povezana z zadovoljstvom zaposlenega pri delu, razlogi za odhod ter povratnimi informacijami o politikah in postopkih podjetja. Intervju je lahko izveden osebno, po telefonu ali s pomočjo spletne ankete. Informacije, zbrane med izstopnim intervjujem, so pogosto zaupne in se uporabljajo za izboljšanje stopnje zadrževanja zaposlenih ter prepoznavanje trendov ali vzorcev pri fluktuaciji zaposlenih.
Kakšne so prednosti izstopnih intervjujev?
Izstopni intervjuji lahko prinesejo številne koristi za organizacije. Tukaj so nekatere ključne prednosti:
Prepoznavanje težav
Izstopni intervjuji lahko delodajalcem pomagajo prepoznati težave v podjetju, ki so morda prispevale k odločitvi zaposlenega za odhod. Te informacije se lahko uporabijo za izboljšanje politik, postopkov in kulture podjetja, kar lahko pomaga pri zadrževanju prihodnjih zaposlenih.
Zbiranje povratnih informacij
Izstopni intervjuji zaposlenim v odhajanju ponujajo priložnost, da podajo iskrene povratne informacije o svojih izkušnjah v podjetju, vključno z zadovoljstvom pri delu, delovnim okoljem in vodenjem. Te povratne informacije se lahko uporabijo za prepoznavanje področij za izboljšave in reševanje težav, ki povzročajo fluktuacijo.
Zadrževanje talentov
Izstopni intervjuji lahko organizacijam pomagajo zadržati najboljše kadre, saj omogočajo identifikacijo in reševanje težav, ki povzročajo odhode zaposlenih. S tem podjetje prihrani čas in denar, ki bi ga sicer namenilo za zaposlovanje, usposabljanje in uvajanje novih zaposlenih.
Izboljšanje ugleda delodajalca
Izstopni intervjuji lahko pomagajo izboljšati ugled delodajalca, saj podjetje na takšen način pokaže, da ceni svoje zaposlene in je zavezano k izboljšavam na podlagi povratnih informacij. To lahko podjetje naredi bolj privlačno za iskalce zaposlitve in pomaga privabiti najboljše talente. Hkrati lahko z iskrenim pogovorom z nekdanjim zaposlenim poskrbite za prijateljski razhod ter preprečite širjenje govoric in škodovanje ugledu podjetja.
Zagotavljanje zaključka
Izstopni intervjuji lahko odhajajočim zaposlenim nudijo občutek zaključka in omogočijo, da izrazijo morebitne pomisleke ali povratne informacije, preden zapustijo podjetje. To lahko pomaga pustiti pozitiven končni vtis in ohraniti pozitiven odnos z odhajajočim zaposlenim.
Tri pogoste napake pri izstopnih intervjujih
Pri izvajanju izstopnega intervjuja se moramo izogibati pogostim napakam. V nadaljevanju navajamo nekaj najpogostejših:
Zamenjava z drugimi pogovori
Izstopni intervju naj bo ločen od drugih elementov zaključevanja delovnega razmerja. Standardna vprašanja izstopnega intervjuja ne smejo biti vključena v sestanek o odpovedi, ki naj se opravi v prisotnosti priče in na za zaposlenega čim prijaznejši način.
Prav tako del postopka niso predaja dela s sodelavci in nadrejenimi. Izstopni intervjuji izgubijo svoj zaupen, odprt značaj, če so vključeni v druge razprave in cilje, kar zmanjšuje njihovo koristnost za kadrovsko službo.
Vključevanje nadrejenih
Neposredni ali posredni nadrejeni ne smejo biti vključeni v izstopni intervju. Izstopni intervju namreč ni zadnji pogovor s sodelavcem ali šefom, tudi če se lahko na prvi pogled tako zdi. V najboljšem primeru bi bil to kratek pogovor z nekdanjim nadrejenim, v najslabšem pa bi lahko pogovor prerasel tudi v prepir zaradi morebitnih neporavnanih računov.
Idealen izstopni intervju naj izvede nepristranska oseba iz kadrovske službe, saj boste le tako prejeli iskrene in konstruktivne povratne informacije.
Kršitev zaupnosti
Kadrovska služba naj po izvedbi pripravi povzetek pogovora. Pomembno je, da nadrejeni in vodstvo prejmejo le anonimizirane povzetke informacij. V manjših podjetjih, v katerih odhodi zaposlenih niso tako pogosti, je lahko anonimiziranje zapiskov težavno, vendar se je treba razkrivanju osebnih podatkov izogniti.
Če boste kritike, ki jih je nekdanji zaposleni razkril v zaupnem pogovoru, enostavno posredovali naprej (npr. po e-pošti), lahko to privede do tega, da vam drugi zaposleni nikoli več ne bodo odkrito zaupali svojih misli.
Zakaj podjetja izvajajo izstopne intervjuje?
Podjetja izstopne intervjuje izvajajo iz več razlogov, kot so:
Pridobivanje vpogleda v razloge za fluktuacijo zaposlenih
Izstopni intervjuji ponujajo priložnost za boljše razumevanje razlogov za odhod zaposlenih. Te informacije lahko podjetjem pomagajo prepoznati vzorce in trende pri fluktuaciji ter sprejeti ukrepe za reševanje morebitnih težav.
Prepoznavanje področij za izboljšave
Izstopni intervjuji lahko nudijo dragocene povratne informacije o vodstvu podjetja, vodenju in splošni delovni kulturi. Te povratne informacije se lahko uporabijo za prepoznavanje področij za izboljšave in uvedbo sprememb, ki koristijo trenutnim in prihodnjim zaposlenim.
Izboljšanje stopnje zadržanja kadrov
Z razumevanjem razlogov za odhod zaposlenih lahko podjetja sprejmejo ukrepe za izboljšanje svoje delovne kulture, politik in ugodnosti ter tako pomagajo zadržati svoje najboljše zaposlene.
Nasveti in najboljše prakse za izstopne intervjuje
Preverite nekaj nasvetov in najboljših praks za poenostavitev postopka izstopnega intervjuja.
Kaj povedati na izstopnem intervjuju
Pravilno oblikovanje vprašanj in odgovorov je ključno za pridobitev rezultatov, ki jih želite dobiti med izstopnim intervjujem. Pomembno je postavljati odprta vprašanja, saj omogočajo bolj osebne odgovore, ki jih je nemogoče dobiti z zaprtimi vprašanji.
Kandidata obvestite, da iščete iskrene odgovore in želite prejeti konstruktivne povratne informacije. Ne pozabite omeniti niti, da njegovi odgovori ne bodo vplivali na morebitno priporočilno pismo ali odnos podjetja do zaposlenega.
Naj vas vprašanja ne omejujejo
Priporočljivo je imeti seznam vprašanj za izstopni intervju, vendar pa lahko dragocene informacije in vpoglede pridobite tudi s prilagajanjem na situacijo in odgovore zaposlenega.
Pomembno je, da intervjuvancu omogočite, da vodi razpravo, vendar ga ne prekinjate, ko odgovor zaide v druge teme. Organski pogovor lahko razkrije nekatere najbolj nepričakovane (in dragocene) informacije za vas.
Spremljanje po intervjuju
Pogovora vam ni treba zaključiti takoj po prvem izstopnem intervjuju. Intervju je najbolje opraviti blizu zadnjega dne zaposlitve, vendar ga lahko nadaljujete tudi kasneje.
Nekateri zaposleni iz različnih razlogov morda ne bodo mogli sodelovati tako blizu zadnjega delovnega dne ali pa bodo spremenili svoje odgovore, ko bodo začeli z delom na novi poziciji. Če vodstvo oceni, da bi bilo dobro določene odgovore podrobneje razjasniti, lahko pogovor nadaljujete tudi po telefonu ali e-pošti.
Kako izvesti uspešen izstopni intervju
Izvajanje uspešnega izstopnega intervjuja je pomemben del postopka zaključevanja delovnega razmerja. Preverite nekaj najboljših praks za izvajanje učinkovitega pogovora:
Izberite pravega izvajalca
Pomembno je izbrati pravega intervjuvalca za izstopni intervju. Izberite nekoga, ki je vešč aktivnega poslušanja, empatičen ter sposoben ostati nevtralen in neobsojajoč skozi celoten intervju. Intervjuvalec naj bo nekdo, ki mu odhajajoči zaposleni zaupa in se bo med pogovorom z njim počutil dovolj prijetno za deljenje iskrenega mnenja.
Dobro se pripravite
Pred izvajanjem izstopnega intervjuja je pomembno, da se dobro pripravite. To vključuje pripravo seznama vprašanj, ki jih boste postavili med izstopnim intervjujem, in pregled osebnega dosjeja zaposlenega ter opis delovnega mesta, da boste imeli jasno predstavo o njegovi vlogi in odgovornostih. Vnaprejšnja priprava bo zagotovila, da bo intervju strukturiran in učinkovit.
Ustvarite prijetno okolje
Za pogovor izberite mirno in zasebno lokacijo. To je lahko pisarna ali sejna soba, v kateri vas ne bo nihče motil. Ustvarite prijetno in sproščeno vzdušje, ki bo spodbudilo odprto in iskreno komunikacijo. Zaposlenemu ponudite pijačo ali prigrizek in poskrbite, da se bo pred intervjujem počutil sproščeno.
Postavljajte odprta vprašanja
Postavljajte odprta vprašanja, ki zaposlenega spodbujajo, da odgovarja ter svoje misli in občutke deli z lastnimi besedami. Izogibajte se postavljanju usmerjevalnih vprašanj, ki bi lahko pristransko vplivala na odgovore zaposlenega.
Primeri odprtih vprašanj vključujejo: "Kaj vam je bilo najbolj všeč pri delu v našem podjetju?", "Kateri so bili največji izzivi, s katerimi ste se soočali med svojim časom pri nas?", "Kakšne predloge imate za izboljšanje podjetja?".
Pozorno poslušajte
Pozorno poslušajte odgovore zaposlenega in postavljajte dodatna vprašanja, ki vam bodo pomagala bolje razumeti njegove izkušnje in skrbi. Uporabljajte tehnike aktivnega poslušanja, kot sta povzemanje in pojasnjevanje, s čimer preverite razumevanje podanih odgovorov. Izogibajte se prekinjanju ali prepiranju z zaposlenim ter med pogovorom ostanite nevtralni in neobsojajoči.
Zaposlenemu se zahvalite za povratne informacije
Zaposlenemu se zahvalite za njegov čas in povratne informacije ter mu povejte, da je njegovo mnenje cenjeno in bo v največji možni meri tudi upoštevano. Zaposlenemu ponudite informacije o tem, kako ostati v stiku s podjetjem, in mu zaželite vse dobro pri spremembi kariere ali iskanju nove zaposlitve.
Analizirajte rezultate
Po izvedbi izstopnega intervjuja analizirajte rezultate, da prepoznate skupne teme in področja za izboljšave. Ugotovitve delite z vodstvom in informacije uporabite za spremembo korporativne kulture, ki koristi trenutnim in nekdanjim članom ekipe ter prihodnjim zaposlenim.
Zaključek
Izstopni intervjuji so ključnega pomena za organizacije, saj omogočajo zbiranje povratnih informacij od odhajajočih zaposlenih. Če se ti intervjuji izvajajo premišljeno in z empatijo, organizacije pridobijo dragocene vpoglede v področja, ki zahtevajo izboljšave, in lahko uvedejo spremembe, ki koristijo tako trenutnim kot prihodnjim zaposlenim.
Z dajanjem prednosti povratnim informacijam zaposlenih in ukrepanjem na podlagi teh vpogledov lahko organizacije izboljšajo stopnje zadrževanja, povečajo zadovoljstvo zaposlenih ter ustvarijo bolj pozitivno in produktivno delovno okolje.
Pripravil: Optius.com