Delo od doma je trend, ki ga kadrovski strokovnjaki zaznavamo že dlje, a nihče ni pričakoval, da bo zaradi nenadne krize doživelo takšen razcvet. Novemu načinu poslovanja so se namreč primorana prilagajati podjetja v najrazličnejših branžah, med katerimi je mnogo takih, ki dela na daljavo prej sploh niso poznala. Mnogi managerji so se zato znašli pred velikim in predvsem neznanim izzivom: kako uspešno voditi ekipo, ki dela od doma?
Pandemija koronavirusa je temeljito zamajala temelje našega vsakdana in mnoge ustaljene navade obrnila na glavo. Četudi se bo življenje s postopno normalizacijo razmer najbrž počasi vrnilo v ustaljene tirnice, bo nastala kriza zagotovo znatno pospešila razvoj določenih trendov. Eden od njih je vsekakor delo na daljavo, v katerega so bila zaradi strogih preventivnih ukrepov v večini držav prisiljeni skoraj vsi zaposleni, ki svoje obveznosti lahko vsaj delno opravijo od doma. To predstavlja velik izziv tako zanje kot za njihove vodilne, ki se s tako obsežno organizacijo dela brez socialnih stikov večinoma še niso srečali. Za ponazoritev: po podatkih poslovne šole Harvard je od doma pred pandemijo delalo približno 5 % američanov, ta številka pa je v zadnjih tednih eksponentno narasla.
Prav zato je vprašanje, kako biti dober vodja od doma, še kako aktualno! Nihče namreč ne ve, ali bomo v prihodnosti še kdaj primorani začasno zapustiti svoje pisarne in delo dobesedno vzeti s seboj domov ...
Kakšen je pravi vodja na daljavo?
Vodenje celotnega podjetja ali manjšega kolektiva znotraj slednjega je ob izjemnih dogodkih, kakršnim smo priča, še posebej stresno in težavno. Odsotnost pristnih človeških stikov predstavlja oviro, ki jo tudi najnaprednejša tehnologija lahko le delno odpravi. Tudi mnogi izkušeni vodje se zato na novo učijo, kako usmerjati ekipo, razporejati delo, odpravljati težave, motivirati posameznike in predvsem ohraniti delovno učinkovitost na čim višji ravni.
Da bi vam pri tem pomagali, smo pripravili seznam napotkov, ki bi jih v času dela na daljavo moral upoštevati vsak vodja.
1. Zastavite cilje in zaposlenim izkažite zaupanje
Nadzorovati delo razpršenega kolektiva je veliko težje kot ohranjati pregled nad delovanjem ekipe v pisarni. Kako torej vedeti, ali so zaposleni resnično produktivni in če delo zares teče, kot bi moralo? Ena od možnosti je aktivnejši nadzor nad vsakim posameznikom posebej, a takšna strategija ni le zamudna, temveč v podrejenih vzbuja tudi neprijeten občutek, da jim ne zaupate.
Namesto osredotočanja na posamezne aktivnosti se je zato bolje osredotočiti na posamezne CILJE. Določite zadolžitve, nato pa periodično preverjajte, kaj od zadanega je ekipa realizirala in kaj morajo sodelavci še opraviti. Tako boste zaposlenim dali vedeti, da ne dvomite v njihovo odgovornost, obenem pa imate ne glede na situacijo določena pričakovanja.
2. Bodite potrpežljivi
Sprememba delovnega okolja je za zaposlenega lahko izjemno stresen dogodek, posebej v trenutni situaciji, ko je si je večina prisiljena pisarno urediti kar na domu, mnogi pa moramo sočasno z delom poskrbeti tudi za svoje otroke, ki so prav tako doma. Padec produktivnosti je zato pričakovan in neizogiben. Toda raziskave kažejo, da to velja le kratkoročno, saj delo od doma na dolgi rok lahko pripelje celo do višje produktivnosti.
Dober vodja v času dela od doma se mora zavedati, da so njegovi podrejeni trenutno izpostavljeni večjemu stresu kot sicer ter da mnogi enostavno ne morejo razmišljati zgolj o delu. Bodite potrpežljivi in svojim zaposlenim dajte nekaj časa, da se privadijo na novo realnost.
3. Pravi vodja na daljavo je sočuten
Težka in nepredvidljiva situacija, v kateri se je znašel svet, bo v marsikom povzročila občutke tesnobe in mnoge pahnila v stisko. Predvsem tisti, ki so osamljeni, ali tisti, katerih svojci so v teh dneh izpostavljeni večjemu tveganju za okužbo, bodo psihično bolj obremenjeni. V teh trenutkih se je treba zavedati pomena empatije in medčloveške pomoči.
Izognite se ustvarjanju nepotrebnih konfliktov z zaposlenimi in tudi se v primeru zapletov pokažite razumevanje in posluh. Če boste svoje podrejene izpostavljali dodatnemu pritisku in boste do njih negativno nastrojeni, lahko s tem ustvarite zamere na dolgi rok. Če želite ohraniti svoje najboljše delavce in tudi v prihodnje z njimi pisati zgodbe o uspehu, imate v teh dneh odlično priložnost, da s prijazno podporo krepite njihovo zaupanje in ustvarjate medsebojno spoštovanje.
Če čutite, da je kdo od zaposlenih v stiski, ga pokličite in se pogovorite z njim. Že nekaj minut prijaznosti in optimizma z vaših ust lahko znatno dvigne moralo. Verjemite, da bodo zaposleni cenili takšne geste in si jih zapomnili.
4. Delo na daljavo od vodje zahteva fleksibilnost
Tako podjetja s svojo politiko kot tudi delavci s svojim načinom življenja niso bili pripravljeni na trenutne izredne dogodke. Življenje mnogih se je čez noč obrnilo na glavo, saj morajo nekateri ob delu poskrbeti še za šolanje svojih otrok in pomagati svojim ostarelim staršem ali sorodnikom. Zato boste morali sprejeti, da tudi med uradnim delovnim časom služba za mnoge ne bo edina prioriteta.
Kot vodja v času dela na daljavo morate zato pokazati razumevanje za različne oblike dela in se fleksibilno odzvati na različne rutine svojih zaposlenih. Pogovorite se s člani ekipe o tem, kdaj lahko največ postorijo, ter poskusite delovne procese organizirati tako, da boste za najpomembnejše naloge poskrbeli ob dogovorjenem času, glede ostalih zadolžitev pa vsakemu zaposlenemu dali dovolj svobode.
Za več nasvetov o tem, kako se lahko zavarujete pred logistično zmedo, si vsekakor preberite naših 8 skrivnosti za obvladovanje časa.
5. Ostanite v stiku z ekipo in poskrbite za razvedrilo
Preventivni ukrepi, ki narekujejo samoizolacijo, so gromozanska ovira za grajenje odnosov, saj nas fizično ločujejo in zapirajo med štiri stene. A pri tem ne trpi le zasebno življenje, temveč tudi poklicno. Dobri odnosi na delovnem mestu, ki se ustvarjajo tudi prek neformalnih pogovorov in raznolikih skupnih dejavnosti, so namreč vezivo, ki skrbi za ugodno delovno atmosfero, s tem pa za pravo motivacijo in uspešnost. Prav zato je ključno, da vaša ekipa postane povezana.
Kot dober vodja v času dela na daljavo poskrbite tudi za neformalne videokonference, na katerih zaposleni lahko opišejo svoje počutje, povedo, kaj vse se jim dogaja itd. Pomembno je tudi, da se kot ekipa nasmejite in tako širite pozitivno energijo ter skrbite, da se vaše vezi s sodelavci kljub situaciji krepijo. Poskrbite lahko denimo za popestritve v obliki virtualnih srečanj ob kavici, zanimivih izzivov ali virtualnih družabnih iger, ki bodo pričarale vsaj malo zabave.
Zaposlene prav tako spodbujajte, da si med delom vzamejo dovolj dolge premore, s pomočjo rednih sprehodov ohranjajo zdrav življenjski slog in se v primeru težav obrnejo na vas. Preberite si tudi naše top nasvete za popestritev delovnika, ki jih je mogoče uresničiti tudi v virtualni obliki.
6. Bodite odkriti, a pozitivni
Negotova gospodarska situacija je zamajala usodo marsikaterega delovnega mesta, saj se morajo tudi dobro stoječa podjetja v trenutni krizi boriti, da svojo poslovno barko ohranijo v mirnih vodah. Prav je, da vašim zaposlenim vsaj približno opišete stanje v podjetju in iskreno spregovorite o izzivih in težavah, ki jih prinaša kriza. Negotovost je lahko povod za še večjo stisko, zato boste z odkritim in rednim obveščanjem delavcem prihranili marsikateri stresen trenutek.
Pri komuniciranju nikar ne zavajajte, temveč ostanite pošteni in realni. Vseeno pa namesto pesimizma raje potrudite optimizem in delavcem pokažite, da se trudite zanje in njihovo prihodnost v podjetju. Tako bodo tudi slednji ostali motivirani in vam pomagali prebroditi težke čase.
Izkoristite priložnost!
Biti dober vodja v času dela na daljavo je izjemno stresna naloga, ki zahteva ogromno načrtovanja, psihološke stabilnosti in kakovostne komunikacije. Verjamemo, da bo za marsikoga med vami tak korak eden najtežjih izzivov v karieri, a nanj vsekakor glejte tudi kot na priložnost. Če se potrudite, lahko še okrepite vezi s svojimi sodelavci, si pridobite še več njihovega spoštovanja in zvestobe ter ekipi date zagona, da bo tudi v teh dneh produktivna. Vse to vam bo nedvomno prišlo še kako prav, ko se boste po krizi spet podali novim zmagam naproti!
Pripravila Mojca Tomšič, Optius.com
Vir:
Harvard Business School
US Census/Eurostat