Odhodom zaposlenih v podjetju se je težko izogniti – morda se od delavca poslovite po lastni želji ali pa se ta odloči, da bo svojo karierno pot nadaljeval drugje.
Kot delodajalec si prav gotovo ne želite, da bi zaposleni vaše podjetje zapustil z negativno izkušnjo, saj bi to lahko vplivalo tudi na počutje ostalih zaposlenih in pridobivanje novih delavcev v prihodnosti. Vendar pa je lahko prehodno obdobje po najavi odpovedi precej naporno in kaj hitro se lahko zgodi, da se zaposleni skozi vrata odpravi nezadovoljen.
Zato je pomembno, da tudi obdobju po vročitvi odpovedi namenite dovolj premisleka in poskrbite, da bo (zdaj že nekdanjemu) zaposlenemu delo v vašem podjetju kljub vsej birokraciji in postopkom ostalo v dobrem spominu. Pri tem vam lahko pomaga offboarding oziroma organizacijsko izkrcavanje, opisano v nadaljevanju.
Kaj je offboarding?
Offboarding je proces, ki sledi odločitvi zaposlenega (ali delodajalca) po prenehanju delovnega razmerja in traja vse do zadnjega dne njegove zaposlitve. Zajema vse odločitve, ki jih je treba sprejeti v tem obdobju, in postopke, ki jim je dobro slediti do slovesa zaposlenega.
Offboarding vam tako pomaga prečrtati vse potrebno s seznama opravil pred odhodom delavca. Tako zaposlenega na primer ne boste pozabili opomniti, da mora pred odhodom podpisati nek dokument ali vrniti kartico za dostop do pisarne – preprosto boste sledili utečenemu postopku, ki vas bo vodil do uspešnega zaključka sodelovanja.
Celoten postopek vam tudi pomaga pri razumevanju želja in potreb zaposlenih oziroma njihovih razlogov za prekinitev sodelovanja z vami. Tako lahko ima dobro izpeljano organizacijsko izkrcavanje dodano vrednost tudi za vas kot delodajalca.
Kako poteka offboarding?
Glavni deli offboardinga so sledeči:
1.Prejem ali vročitev odpovedi delovnega razmerja
Ko zaposleni delodajalca seznani z željo po odpovedi delovnega razmerja, mu mora obvezno predložiti tudi pisni dokument. Prav tako mora v primeru odpovedi s strani delodajalca tudi ta zaposlenega pisno obvestiti o svoji odločitvi. Na takšen način se obe strani zavarujeta pred morebitnimi nesporazumi.
2.Najava odhoda zaposlenega
Ko je odhod zaposlenega potrjen, mora delodajalec poiskati ustrezen način za prenos informacij na člane ekipe. V nasprotnem primeru lahko po podjetju hitro zaokrožijo govorice in poskrbijo za poslabšanje vzdušja med zaposlenimi.
3.Birokracija
Nato sledi uradni del celotnega postopka, v okviru katerega morate pripraviti ustrezno dokumentacijo, z računovodstvom urediti vse potrebno za izplačilo zadnje plače in morebitne odpravnine ter poskrbeti, da ne pride do nobenih nesporazumov, povezanih z odpovedjo delovnega razmerja.
4.Prenos zadolžitev
Medtem ko se ukvarjate s papirologijo, naj zaposleni v odhajanju že začne urejati vse potrebno za prenos zadolžitev na novega zaposlenega (če vam ga je že uspelo najti).
V primeru, da vam novega zaposlenega ne uspe poiskati v ustreznem času, lahko zaposleni projekte preda drugemu članu ekipe, ki bo po njegovem odhodu uvedel novega zaposlenega ali pa obdržal dodatne delovne naloge.
Pri tem delu procesa vsem članom seveda omogočite vso potrebno podporo, da se bodo lahko vsi procesi nemoteno odvili do odhoda zaposlenega.
5.Deaktivacija dostopov in vračilo opreme
Pred odhodom seveda ne pozabite na deaktivacijo raznih gesel in kod za dostop do zaupnih informacij in poslovnih prostorov ter elektronskega računa.
V primeru uporabe službenega vozila, računalnika, telefona ali druge opreme prav tako pravočasno organizirajte vračilo. S tem preprečite neprijetne situacije, v katerih na primer tedne po odhodu zaposlenega ugotovite, da ta še vedno uporablja svoj službeni telefon.
6.Izhodni razgovor
Pomemben del offboardinga pa predstavlja izhodni intervju – pogovor med podjetjem in zaposlenim, ki se je odločil zapustiti podjetje.
Njegov namen je pridobiti informacije o razlogu za odhod zaposlenega, njegovi stopnji zadovoljstva, morebitnih težavah pri usklajevanju službe in zasebnega življenja, sodelavcih itd.
V okviru razgovora lahko pridobite tudi informacije o spremembah, ki bi lahko preprečile odhod zaposlenega, priložnostih za razvoj ipd. Glavni cilj razgovora je torej razumeti ključne razloge, zakaj zaposleni zapušča podjetje, in izvedeti, kaj lahko kot delodajalec storite, da se to ne bo ponovilo pri ostalih zaposlenih.
7.Slovo
Pred odhodom zaposlenega razmislite o poslovilni zabavi ali drugem načinu za slovo od sodelavca. S tem boste naredili dober vtis tako na zdaj že nekdanjega zaposlenega kot tudi ostalo ekipo in poskrbeli za pozitivne spomine na delovno mesto.
Če velike zabave niso značilne za vašo kulturo dela, lahko seveda organizirate tudi skupno kosilo ali pa kavo s sodelavci, ki jim bo dala možnost za zadnje druženje pred odhodom.
Kakšna je razlika med onboardingom in offboardingom?
Onboarding in offboarding se zgodita vsak na svojem koncu delovne izkušnje zaposlenega v podjetju – onboarding na začetku, offboarding pa v zadnjih dneh oziroma tednih njegove zaposlitve.
Onboarding pomeni integracijo zaposlenega v novo delovno okolje ter njegovo spoznavanje z ostalimi zaposlenimi in delovnimi navadami v podjetju. Namenjen je predvsem preizkušanju sinergij z novim zaposlenim in njegovi socializaciji, od katere bosta odvisna tudi njegova delovna storilnost in motiviranost za ohranitev delovnega mesta v podjetju.
Čeprav gre za dva različna postopka, oba zahtevata podoben pristop in načrtovanje procesa. Njuna kompleksnost se lahko seveda med podjetji razlikuje, prepričani pa ste lahko, da bodo zaposleni iz podjetja odšli z boljšo izkušnjo, če si za offboarding vzamete več časa – tako boste dali zaposlenemu vedeti, da vam je kljub odhodu res mar za njegovo dobro izkušnjo in cenite vse, kar je naredil za vas.
Po drugi strani pa do offboardinga morda niti ne bo prišlo, če boste uspešno izpeljali onboarding in poskrbeli, da se bo zaposleni dobro vključil v novo okolje!
Kako lahko offboarding pomaga pri izboljšanju organizacijske kulture?
S pomočjo organizacijskega izkrcavanja lahko od zaposlenih, ki odhajajo, pridobimo pomembne informacije o delovanju naše organizacije. Omogoča nam, da poskrbimo za:
1.Izboljšanje delovanja podjetja
Zaposleni, ki odhajajo, pogosto nimajo takšnih težav iskreno spregovoriti o stanju v organizaciji in stvareh, ki so jih zmotile, kot na primer zaposleni na letnih razgovorih. S temi informacijami lahko podjetje poskrbi za izboljšanje delovnega okolja in procesov ter razume, kaj bi lahko zmotilo tudi ostale zaposlene.
Posledično lahko prepreči morebitne nove odhode zaposlenih in prihrani sredstva, ki bi jih bilo drugače treba nameniti za uvajanje novih delavcev.
2.Preprečevanje zlorabe zaupnih informacij
Dodatna prednost organizacijskega izkrcavanja je tudi preprečevanje zlorabe zaupnih informacij. Med procesom offboardinga namreč poskrbimo za deaktivacijo dostopa do vseh pomembnih informacij ter zmanjšamo varnostna tveganja.
3.Pozitivno izkušnjo zaposlenega in zaščito ugleda
Namen organizacijskega izkrcavanja je predvsem ustvarjanje pozitivne izkušnje zaposlenega pri odhodu in omogočanje globljega razumevanja odločitev zaposlenega za odhod. To organizaciji omogoča nadaljnje razvijanje in izboljševanje svojih delovnih procesov, s katerimi se doseže pozitivne izkušnje tudi za preostale zaposlene.
Kot že omenjeno, je od offboardinga odvisna končna izkušnja zaposlenega. To je še posebej pomembno, če ste sodelovanje prekinili vi in ta odločitev ni prišla s strani zaposlenega, zaradi česar je lahko prisotne tudi nekaj hude krvi. V tem primeru lahko zaposlenemu s procesom offboardinga ponudite dodaten čas za prilagoditev na novo realnost in mu razložite razloge za svojo odločitev.
Po odhodu iz podjetja nekdanji zaposleni namreč skoraj vedno postane zagovornik ali nasprotnik vašega podjetja. Če je bila njegova izkušnja z vami negativna, si lahko obetate več negativnih komentarjev, ki lahko odbijejo tudi morebitne nove zaposlene in povzročijo dolgoročno škodo. Zato je pomembno, da offboarding dobro izkoristite in morebitne nasprotnike pred odhodom spremenite v zagovornike vašega podjetja, ki vas bodo priporočili ostalim.
4.Preprečevanje tožb
Sistematičen proces organizacijskega izkrcavanja preprečuje pravne težave ali morebitne tožbe s strani bivšega zaposlenega.
Hkrati delodajalcu in zaposlenemu omogoča tudi lažje načrtovanje predaje dela oz. nadaljevanja delovnega procesa ter pridobivanje koristnih povratnih informacij za izboljšavo in ohranjanje dobrih odnosov.
5.Pomiritev zaposlenih
Vsakršen odhod zaposlenega iz podjetja lahko pri zaposlenih, ki ostajajo, sproži alarm in možnost, da tudi oni začnejo razmišljati o razlogih za nezadovoljstvo. To se lahko še potencira v primeru, da zaposleni v odhajanju v podjetju razširi govorice ali s svojo slabo voljo vpliva na počutje ostalih v skupini.
Z uspešno izvedenim procesom izkrcavanja lahko preprečimo tovrstne incidente in ohranimo zadovoljstvo med zaposlenimi.
Zaključek
Offboarding oziroma organizacijsko izkrcavanje predstavlja nasprotje onboardinga, saj z njim od zaposlenega izvemo, zakaj si ne želi delati za nas (medtem ko nas mora kandidat na razgovoru za delo prepričati s svojimi argumenti, zakaj se želi pridružiti naši ekipi).
Omenjeni proces ima številne prednosti, saj z njim zavarujemo zaupne podatke, poskusimo zagotoviti dobre odnose z zaposlenim v odhajanju ter izvemo, kaj vse je osebo zmotilo pri delu v podjetju in kaj moramo v prihodnje popraviti, da bomo obdržali zaposlene.
Se je ob odhodu zaposlenega v vašem podjetju odprlo novo prosto delovno mesto? Objavite ga na kariernem portalu Optius in čim prej poiščite novega zaposlenega, ki bo zagotovil nemoteno nadaljevanje delovnih procesov v vaši organizaciji!