V sodobnem svetu, v katerem nam tehnologija omogoča delati od kjerkoli in kadarkoli, postaja ločnica med poklicnim in osebnim življenjem vse bolj zabrisana. To s sabo prinaša ključni izziv: kako vzdrževati zdravo ravnovesje med delovnimi obveznostmi in prostim časom?
Nejasne meje med službo in zasebnostjo lahko privedejo do večjega stresa, izgorevanja in celo do tega, da zaposleni zapustijo podjetje. Zato je izjemno pomembno, da podjetja razvijejo strategije za izboljšanje ravnovesja med delom in prostim časom. V ta namen smo raziskali in pripravili 10 korakov, ki vam lahko pomagajo pri vzpostavitvi boljšega ravnovesja pri zaposlenih.
Kaj je ravnovesje med delom in prostim časom?
Ravnovesje med delom in prostim časom je sposobnost zdravega upravljanja zahtev poklicnega in osebnega življenja. To ne zajema zgolj razmerja med delovnimi urami in časom, preživetim doma, temveč tudi vključevanje družine, prijateljev, osebnih odgovornosti in hobijev v svoj vsakdan.
Pogosto se poklicne in osebne poti prepletajo, na primer ko zaposleni sklenejo tesna prijateljstva na delovnem mestu, z veseljem delijo podrobnosti o svojem delu z bližnjimi ali pa po službi brez težav odgovarjajo na e-maile, ne da bi to posegalo v njihov čas za sprostitev. Zato je delo smiselno obravnavati kot enega od elementov v mozaiku življenja posameznika, skupaj z ostalimi dejavnostmi, ki nas izpopolnjujejo.
Zakaj je zdravo ravnovesje med delom in prostim časom pomembno?
Zdravo ravnovesje med delom in prostim časom je temelj za dobrobit zaposlenih in ključ do uspeha vsakega podjetja. Možnost rednih prekinitev dela zaposlenim omogoča, da zbistrijo um in z večjim zagonom pristopijo k svojim nalogam. To neposredno vpliva na njihovo produktivnost in s tem posledično na uspešnost podjetja.
Ko delo preveč posega v osebno življenje posameznika, se poveča tveganje za stres in izgorelost, kar lahko škodi odnosom z družino, prijatelji in skupnostjo. Vpliv je tako močan, da je 24 % zaposlenih generacije milenijcev in generacije Z slabo ravnovesje med delom in prostim časom navedlo kot glavni razlog za odhod s prejšnjega delovnega mesta.
Ustrezno ravnovesje med delom in prostim časom torej ni nepogrešljivo samo za osebno zadovoljstvo in zdravje zaposlenih, ampak tudi za dolgoročni uspeh in zadrževanje delovne sile v podjetjih.
Kako izboljšati ravnovesje med delom in prostim časom v vašem podjetju?
Izboljšanje ravnovesja bo iz vaših zaposlenih naredilo bolj zadovoljne posameznike, ki se bodo lažje spopadali z obveznostmi na delovnem mestu, hkrati pa bodo imeli dovolj časa za družino in stvari, ki jih osrečujejo.
Preverite nekaj nasvetov za izboljšanje ravnovesja med delom in prostim časom, ki vam lahko pomagajo pri zaposlenih ponovno vzpostaviti jasne meje med njihovim poklicnim in prostim časom.
1. Dajte prednost dopustu
Zagotavljanje, da zaposleni izkoristijo svoje proste dni in se med njimi popolnoma odklopijo od dela, je temelj za vzpostavitev zdravega ravnovesja. Kljub temu mnogim zaposlenim med letnim dopustom ne uspe popolnoma prekiniti stikov z delom. Nedavna raziskava je pokazala, da je 49 % ljudi med svojimi počitnicami delalo celo vsak dan, pogosto iz strahu, da bi zaostali za delom ali razočarali sodelavce.
Zato je pomembno, da zaposlene spomnite na porabo njihovih prostih dni in jih spodbujate k načrtovanju dopusta. Vodje lahko z zaposlenimi na primer razpravljajo o načrtih za prihajajoče praznike in jih opomnijo na prednosti odklopa od dela. Ko je zaposleni na dopustu, se prepričajte, da med tem časom nima predvidenih nalog in da ga med koriščenjem prostih dni nihče ne moti.
2. Spodbujajte odmore
Redni odmori močno pripomorejo k izboljšanju koncentracije in učinkovitosti zaposlenih skozi celoten delovni dan. Kljub temu je poročilo podjetja EZ Cater pokazalo, da 43 % strokovnjakov svoje kosilo poje kar za delovno mizo, čeprav večina verjame, da bi čas za odmor izboljšal njihovo delovno uspešnost.
Za spodbujanje rednih odmorov med delom zaposlenim pokažite, da vaše podjetje to podpira, in jim olajšajte njihovo izvajanje. Tukaj je nekaj strategij, ki jih lahko preizkusite:
- Polepšajte prostor za odmore zaposlenih.
- Zagotovite zdrave prigrizke ali organizirajte catering za skupna kosila.
- Prepovejte oziroma omejite sestanke med časom za kosilo.
- Vodje naj zaposlene redno opominjajo na pomembnost odmorov.
- Organizirajte skupna kosila zaposlenih zunaj pisarne.
Takšne pobude ne bodo le izboljšale počutja zaposlenih, ampak bodo tudi okrepile ekipni duh in ustvarile bolj sproščeno delovno okolje, kar vodi do večjega zadovoljstva in produktivnosti na delovnem mestu.
3. Omogočite fleksibilne načine dela
Pomemben dejavnik za zaposlene, ki si prizadevajo doseči boljše ravnovesje, predstavlja predvsem fleksibilnost pri delu. Zaposlenim omogoča, da svoje poklicne obveznosti bolje uskladijo z osebnimi potrebami, kar vodi do bolj uravnoteženega in izpolnjenega življenja
Zagotavljanje možnosti izbire, kdaj in kje zaposleni opravljajo svoje delovne naloge, jim omogoča oblikovanje urnika po meri, ki se prilagaja njihovim individualnim potrebam. To še posebej koristi članom ekipe, ki živijo dlje od delovnega mesta, saj delo od doma pomeni prihranek časa, ki bi ga sicer porabili za pot v službo. Podobno fleksibilen prihod na delo omogoča izogibanje prometnim zastojem, kar zmanjšuje čas poti ter zaposlenim daje več priložnosti za preživljanje časa z družino in prijatelji.
4. Določite ure za komunikacijo
Omejitev komunikacije na določene ure zaposlenim omogoča, da lahko po koncu delovnika resnično prekinejo povezavo z delovnimi obveznostmi in se sprostijo. Čeprav so odmori in fleksibilne delovne ureditve koristni, ne prinašajo želenega učinka, če se zaposleni ne morejo popolnoma odklopiti od svojih poklicnih odgovornosti. Sploh v dobi pametnih telefonov lahko prejeto elektronsko sporočilo zelo hitro poseže v naš prosti čas in misli znova preusmeri k službi.
Na srečo so na voljo številne enostavne rešitve. Veliko komunikacijskih aplikacij uporabnikom omogoča, da začasno izklopijo obvestila ali svoj status nastavijo na "odsoten z dela", kar preprečuje prejemanje sporočil med dopusti, odmori in v prostem času. Uporabniki lahko ustvarijo avtomatska sporočila, ki pošiljatelje obvestijo, kdaj lahko pričakujejo odgovor. Poskrbite, da bo vaša ekipa izkoristila te možnosti, in jih o tem redno obveščajte na sestankih. Hkrati zaposlene opomnite tudi na možnost načrtovanja pošiljanja e-poštnih sporočil – če zaposleni z delom zaključi kasneje kot njegovi sodelavci, lahko svoje sporočilo za pošiljanje nastavi šele za naslednje jutro in tako prejemnika ne zmoti med njegovim prostim časom.
Ta način dela bo pomagal zmanjšati stres med zaposlenimi in hkrati spodbujal bolj zbrano ter produktivno delovno vzdušje. Zaposleni bodo vedeli, da lahko svoj čas brez skrbi posvetijo počitku, ne da bi jih motile nenehne zahteve ali sporočila.
5. Uskladite čas odsotnosti
Razmislite o uvedbi kolektivnih dopustov, ki zaposlenim omogočajo, da se lažje odklopijo od dela. Nekateri posamezniki imajo med odsotnostjo namreč težave z odklopom od delovnih obveznosti, tudi če ne prejemajo nobenih sporočil ali e-pošte. Skrbi jih, kaj se dogaja v njihovi odsotnosti in ali se stresne situacije poslabšujejo.
Uvedba obdobij skupnega prostega časa za celotno podjetje je ena izmed rešitev. To je lahko zgolj ura, dan ali pa dva tedna ob priljubljenem času v letu, kot sta poletje ali zimski prazniki. Takšen pristop lahko vaši ekipi olajša odklop od poklicnih odgovornosti in osredotočanje na druge prioritete ali sprostitev.
Hkrati pa imejte v mislih, da s tem zaposlenim kratite svobodo odločanja – morda v času, ki ga določite na ravni podjetja, zaradi takšnih ali drugačnih razlogov ne morejo na daljši dopust. Posledično lahko tovrstna odločitev zadnje pomeni še dodaten stres zaradi “izgubljenega” dopusta, ki ga bodo na koncu morali preživeti doma. Zato je nujno, da se s takšno odločitvijo, ki zadeva vse zaposlene, strinja celoten kolektiv.
6. Ustvarite varno okolje za izražanje skrbi
Spodbujanje odprtega dialoga ter povratnih informacij med zaposlenimi in vodstvom pripomore k ustvarjanju zdravega delovnega okolja. Če zaposlene skrbijo morebitne posledice v primeru deljenja negativnih povratnih informacij, prav gotovo ne bodo z veseljem izrazili svojega mnenja
Tukaj je nekaj načinov, kako lahko svojo ekipo spodbudite k izražanju skrbi:
- Jasno sporočajte, kako zelo cenite izmenjavo povratnih informacij, bodisi pozitivnih bodisi konstruktivnih kritik.
- Zaposlene spodbujajte, da si zastavijo cilje za ravnovesje med delom in prostim časom.
- Članom ekipe se zahvalite za deljenje njihovih skrbi in pogledov.
- Vodje opolnomočite za deljenje lastnih izkušenj in težav, povezanih z ravnovesjem med delom in prostim časom.
- Hitro in spoštljivo odgovorite na vprašanja, ki jih zastavijo zaposleni.
Ustvarjanje varnega okolja za izražanje skrbi vam bo pomagalo pri identifikaciji in reševanju težav, povezanih z delovnim mestom, hkrati pa bo tudi okrepilo zaupanje ter odnose med zaposlenimi in vodstvom.
7. Avtomatizirajte delovne procese
Vlaganje v avtomatizacijo lahko močno vpliva na ravnovesje med delom in prostim časom. Kar 65 % zaposlenih na primer navaja, da avtomatizacija njihovega dela zmanjšuje stres, ki ga občutijo v službi. Avtomatizacija lahko vašim zaposlenim omogoči večjo učinkovitost, hkrati pa jih razbremeni dolgočasnih, ponavljajočih se nalog, zaradi katerih so morda primorani opravljati nadure.
Tako zaposlenim ostane več časa, da se osredotočijo na bolj zahtevne in ustvarjalne vidike svojega dela, kar povečuje njihovo splošno zadovoljstvo in produktivnost. Z zmanjšanjem količine rutinskih nalog boste prispevali k boljšemu ravnovesju med delovnimi obveznostmi in časom za osebni razvoj, sprostitev ali preživljanje časa z družino in prijatelji.
8. Uvedite 'tihe vikende'
Zmanjšanje delovnih obremenitev ob koncu tedna lahko zaposlenim omogoči, da bolje upravljajo z drugimi prioritetami in si zagotovijo zadostno mero počitka med vikendom. 'Tihi vikendi' so lahko rešitev za to težavo. Gre za pristop, pri katerem podjetja na začetku tedna dodelijo več nalog, nato pa postopoma zmanjšujejo delovno obremenitev. Tako lahko zaposleni svoje delo opravljajo v bolj sproščenem tempu in z umirjanjem začnejo še pred koncem delovnega tedna.
Z zagotavljanjem, da so vikendi resnično namenjeni počitku in osebnim aktivnostim, podjetja pokažejo, da cenijo dobrobit svojih zaposlenih ter spodbujajo kulturo skrbi za zdravje in dobro počutje. 'Tihi vikendi' lahko prispevajo k večji produktivnosti in zavzetosti zaposlenih, saj se ti po pravem počitku vrnejo na delo osveženi in polni energije.
9. Ponudite usposabljanje za upravljanje s časom
Izboljšanje veščin upravljanja s časom vaših zaposlenih jim lahko omogoči večji nadzor nad njihovimi delovnimi obremenitvami. Zaposleni se lahko naučijo, kako prioritizirati naloge, se osredotočiti na svoje delo in zadolžitve opravljati bolj učinkovito.
Usposabljanje lahko vključuje tehnike, kot so postavljanje ciljev, načrtovanje dneva, prepoznavanje in odpravljanje motenj ter učenje, kako reči "ne" nerealističnim zahtevam.
Z vlaganjem v razvoj teh ključnih veščin podjetja izboljšajo individualno produktivnost ter spodbujajo boljše delovno okolje, v katerem zaposleni čutijo, da imajo orodja in podporo, potrebno za uspešno obvladovanje svojih delovnih nalog.
10. Jasno določite pričakovanja
Enostaven način za pomoč vašim zaposlenim pri doseganju boljšega ravnovesja med delom in prostim časom je, da se z njimi o tej temi preprosto pogovorite. Bodite jasni glede svojih pričakovanj v zvezi z delovnim časom, časom, preživetim v pisarni, ter odmori in njihovim trajanjem.
Poleg tega zagotovite, da se ravnovesje med delom in prostim časom odraža v kulturi vašega podjetja, sicer boste zaposlenim pošiljali mešana sporočila. Vodje ekip bi morali z zgledom pokazati zdravo vedenje tako, da si redno vzamejo odmore in izkoristijo ves svoj letni dopust. Izogibajte se poveličevanju dolgih delovnikov ter raje izpostavljajte uspehe, ki jih zaposleni dosežejo, ne da bi pri tem žrtvovali svoje osebno življenje.
Zaključek
V dobi, ko hibridni načini dela postajajo vse običajnejši, je izjemno pomembno, da podjetja svoje zaposlene aktivno podpirajo pri vzpostavljanju jasnih meja med službenim in zasebnim življenjem.
Razvoj podjetniške kulture, ki daje prednost dobremu počutju zaposlenih in jih aktivno spodbuja k regeneraciji in počitku, je ključnega pomena za ustvarjanje zdravega in produktivnega delovnega okolja.
Sledenje opisanim nasvetom vam lahko pomaga narediti odločilne korake k izboljšanju ravnovesja med delom in prostim časom za vse svoje zaposlene, kar ne bo pripomoglo le k njihovi sreči in zadovoljstvu, ampak tudi k dolgoročni uspešnosti in trajnosti podjetja.